Cet article est le deuxième d’une longue série consacré à l’organisation du temps de travail. Vous pouvez retrouver le premier article, consacré à la routine matinale, en cliquant ici. Que vous soyez entrepreneur, employé ou manager dans une société, les différents conseils qui figurent dans cette série d’articles peuvent s’appliquer à vous. Je n’ai néanmoins pas la prétention de fournir de solutions miracles, ni même d’inventer quoi que ce soit. Aussi, autant que je le pourrais, je citerais les différentes sources qui m’ont amené à l’écriture des différents articles. Enfin, une des raisons qui me pousse à écrire un blog plutôt qu’un livre, est le format “non figé” du média. En effet, chaque article peut être amené à être amélioré avec le temps, au fil de mes découvertes et de vos commentaires.
Vous connaissez tous la To-Do-List, mais saviez-vous que son importance fut démontrer par une psychologue russe du nom de Bluma Zeigarnik : une tâche non terminée prend plus de place dans votre esprit qu’une tâche terminée. Par conséquent, voici mon conseil : abusez autant que possible des To-Do-List. Prenez les comme un jeu, celui de pouvoir y rayer ou effacer le maximum de tâche. Tel est désormais votre but. Créez des to-do-list, et au fur et à mesure, faites-en sorte d’en avoir le moins possible en accomplissant les tâches qui y figurent. J’ai personnellement au minimum une to-do-list par projet, aussi bien personnels que professionnels (j’ai une to-do-list pour les courses alimentaires par exemple, mais aussi pour mes idées de projet professionnel).
Quand utiliser la To-Do-List ? Tout le temps !
Une idée sous la douche, je m’essuie, et hop ! To-Do-List
Je marche dans la rue : To-Do-List.
Je suis dans le métro : To-Do-List…
Personnellement, je vais même plus loin, à savoir que j’utilise à la fois la to-do-list, mais également le carnet de notes. Car souvent, mes idées sont complexes à expliquer et nécessitent d’être détaillées, principalement mes idées de films, je dois l’admettre.
J’utilise donc ces fabuleux carnets effaçables de la marque Rocketbook que j’ai découvert par pur hasard en allant sur Amazon. Il s’agit de carnets que l’on utilise avec des stylos Frixion (stylos effaçables). Leur particularité ? Ils ont un système de QR code programmable. Ainsi, on prend en photo nos notes, et notre smartphone les scanne et nous les envoie directement où on le souhaite sans que l’on n’ait rien à faire. Par exemple, il peut nous les envoyer dans notre système de cloud ou par mail. Et on peut définir plusieurs options en même temps. Pour effacer, il nous suffit de passer un chiffon mouillé sur chaque page. C’est donc bien plus utile qu’un carnet classique. D’autant qu’à chaque scan nous est proposé une retranscription de la note (mais soyons d’accord, cette option est loin d’être très au point). Depuis que j’ai découvert ce système, j’ai toujours un carnet Rocketbook sur moi. Quant à l’idée même du carnet, elle me vient de Guillermo Del Toro, l’un de mes réalisateurs préférés, qui expliquait avoir toujours un carnet de notes sur lui dans cet ouvrage fantastique qu’est “Le cabinet des curiosités de Guillermo Del Toro”. Mais Del Toto utilise, quant à lui des carnets de notes classiques. Chacun son choix.
Mais revenons à la to-do-list. Vous trouverez de nombreux outils de To-Do-List sur internet tels que Trello, Google Keep, Evernote…
De mon côté, j’utilise Google Keep. Ce n’est certes pas celui qui a le plus d’options. Mais son côté simple, intuitif et son aspect post-it me plaît beaucoup. Bien sûr, il est totalement synchronisé avec tous mes appareils (smartphone, ordinateur, tablette…), autre aspect intéressant de ces outils.
Surtout, n’oubliez pas que ces outils de prise de notes sont compatibles avec vos assistants vocales (Google ou Siri), vous permettant ainsi de dicter directement vos notes au lieu de les écrire.
Enfin, appliquez la règle des 2 minutes de David Allen (dans son livre “S’organiser pour réussir”) à savoir de toujours accomplir en priorité chaque tâche de vos To-Do-List qui vous prennent moins de 2 minutes. Et vous verrez à quel point vous libérerez votre esprit de toutes ces tâches encombrantes, mais aussi que ces tâches représentent souvent la majorité de vos tâches à accomplir.
Pour terminer, pensez à ceci, la to-do-list est ce qui vous permet de tenir parole. Vous promettez de rappeler quelqu’un, notez-le et vous ne l’oublierez pas. Ainsi, votre réputation et votre parole resterons intacts.
Si vous prenez l’habitude d’utiliser ces outils, je ne doute pas que vous y gagnerez grandement dans votre organisation aussi bien, au travail que dans votre vie privée.
Une bonne organisation passe par le bon outil.
Aujourd’hui, il existe différents outils de communication, mais avec la multiplication de ses outils, les chances de se tromper dans le choix de celui-ci se sont également multipliés. Passons-les en revue et voyons à quoi ils servent :
-Le minitel : Si vous utilisez encore un minitel, c’est que vous êtes tout seul. Personne ne vous répondra. Changez d’outil, sauf si vous ne communiquez qu’avec vous même.
-Le fax : Voilà un outil qui ne m’a jamais convaincu. Je vais pourtant en parler car j’ai appris que certaines sociétés l’utilisent toujours. En France, toute preuve juridique doit être écrite et si vous voulez une vraie traçabilité de vos écrits, le fait d’avoir envoyé un fax devient une preuve irréfutable. Son avantage est que, étant donné qu’il s’imprime, il est beaucoup plus voyant qu’un mail lors d’un envoi instantané (rappelez-vous du licensiement de Marty dans le futur de « Retour Vers Le Futur 2 »), il semble donc difficile pour votre interlocuteur d’employer l’excuse du « je ne l’ai pas reçu ». A condition que vous vous soyez assuré que celui-ci dispose d’un fax, bien entendu. Son taux de lecture est donc proche des 100%. Il est possible aussi d’envoyer des fax par mail qui s’ouvriront alors en PDF chez votre interlocuteur. Mais dans ce cas, mieux vaut envoyer un mail. Et justement, c’est ce dont nous allons parler de suite.
-Le mail : Je ne vais pas vous faire l’affront de vous expliquer ce que c’est. Mais il me semble très important de spécifier une chose : le mail est le remplaçant du courrier, il n’est donc pas fait pour être lu de suite, ni pour obtenir une réponse rapide. Vous ne devez pas envoyer de mails si vous espérer une réponse urgente de votre interlocuteur. Ce n’est pas le bon moyen de communication. Si vous souhaitez une réponse immédiate de votre interlocuteur, préférez d’autres moyens. Combien de fois ai-je vu des personnes envoyer un mail, puis, une heure plus tard envoyer un deuxième mail avec écrit « T’as bien reçu mon mail ? ». Réponse : « Ah oui, je viens de le voir ». Forcément, puisque ce n’était pas le bon moyen de communication. Mais parfois, c’est vraiment difficile à comprendre pour certains. Exemple fictif (mais très proche de la réalité) de ce qu’il ne faut jamais faire par mail :
MAIL 1 :
A : Salut mec, qu’as-tu pensé de la réunion d’hier ?
MAIL 2 :
B : Pas mal, et toi ?
MAIL 3 :
A : Vraiment bien. Au fait, j’ai oublié de te dire, mais dans le dossier qu’on a fait, j’aurais préféré qu’on écrive tout en bleu.
MAIL 4 :
B :Ah oui, OK, c’est fait. Voilà le dossier en pièce jointe.
MAIL 5
B : Oups, j’ai oublié la pièce jointe. Je te le renvoie.
MAIL 6
A : Super, j’ai finalisé le dossier et je l’ai envoyé en impression.
MAIL 7
B : Ah merde, t’aurais pas dû, je voulais demander à C ce qu’il en pensait.
MAIL 8
A : Hey C, t’en penses quoi ? (je viens de rajouter C en copie de ce mail )
MAIL 9
C : J’en pense quoi, de quoi ?
MAIL 10
B : Retourne dans l’historique du mail, tu verras, y a une pièce jointe. Au fait, comment vont tes enfants ?
Si vos mails ont tendance à ressembler à la discussion ci-dessus. Mieux vaut passer par un outil de communication collaboratif. Nous y reviendrons plus bas.
-Le téléphone : Le téléphone est une des différentes manières d’obtenir une réponse immédiate de votre interlocuteur. En effet, s’il décroche, c’est pour vous répondre immédiatement. C’est la meilleure solution pour être sûr d’obtenir une réponse urgente si tel est votre besoin. Si vous voulez envoyer des documents numériques à votre interlocuteur, et que ceux-ci doivent être traités en urgence, optez pour la combinaison « téléphone + mail ». Si votre interlocuteur ne vous répond pas, laissez un message sur son répondeur.
-Le SMS : Le SMS permet également une réponse plus immédiate que le mail. Même si celle-ci peut tout de même être plus lente qu’une réponse directe au téléphone. Personnellement, lorsque j’ai besoin d’une réponse immédiate, j’appelle en premier lieu la personne et, si elle ne répond pas, je lui envoie alors un SMS. Et n’oubliez pas que, contrairement aux autres systèmes de communication, le SMS et le téléphone permettent de communiquer lorsque vous n’êtes pas connectés à internet, ce qui leur donne un avantage considérable.
-La messagerie instantanée (Messenger, Whatsapp…) : Si la personne que vous cherchez à joindre de manière semi-urgente est à l’étranger, ou possiblement à l’étranger, il s’agit peut-être du meilleur moyen de communication. En effet, contrairement au SMS, elle vous évite d’être potentiellement surtaxé par votre opérateur. Je dis « potentiellement » car cela dépend beaucoup de votre forfait téléphonique. En effet, de nombreux forfaits proposent désormais l’envoi et la réception de SMS non surtaxé vers de nombreuses destinations. Dans ce cas, préférez le SMS. La messagerie instantanée a tout de même un avantage sur le SMS, avantage que l’on retrouve également dans le mail, à savoir celui de pouvoir joindre à votre message une photo ou une pièce jointe. Pour des raisons de confidentialité, nous vous conseillons de choisir une messagerie instantanée chiffrée. Whatsapp est chiffrée par exemple, Facebook Messenger ne l’est pas (bien qu’ils appartiennent tous deux à la même entreprise).
-L’outil de communication collaboratif : Le plus célèbre est Slack, mais il existe de nombreuses alternatives telles que Spike, Fleep, Microsoft Teams, Rocket.chat, Mattermost ou encore l’outil préféré des gamers à savoir Discord. L’intérêt de ces outils réside dans le fait qu’ils sont pour la plupart cryptés, qu’ils proposent des fonctions de messagerie instantannée, de partages de fichiers, de notifications…Ils ont ainsi tous les avantages combinés de tous les autres systèmes, à part bien sûr celui de vous avertir lorsque vous êtes hors ligne, que seuls ont le SMS et le téléphone. Vous pouvez y créer des canaux de discussions, créer des groupes internes… Ces outils sont réellement fantastiques. Vous vous souvenez de la discussion par mail dont je me suis servi en exemple plus haut ? Si vous avez des collaborateurs qui multiplient les mails comme d’autres multipliaient les pains, alors faites tout votre possiblepour les faire passer sur ces outils de communication collaboratif. Et surtout, créez-y différents canaux de discussion. Si vous avez un collègue adepte de la blague salace, créez un canal rien que pour les blagues. Il sera heureux car il pourra continuer de les poster. Et vous, vous ne les lirez que quand vous le souhaiterez. C’est un pacte gagnant-gagnant.
Les mauvaises idées de communication :
-Le MMS : J’imagine qu’il vous est déjà arrivé d’envoyer un MMS à une personne et vous étonner que celle-ci ne l’ait jamais reçu ? Ou même l’inverse, à savoir que vous n’avez jamais reçu son MMS ? Voilà pourquoi il ne faut jamais utiliser ce mode de communication. Il est dépendant des réseaux 4G, et quand bien même vous ou votre interlocuteur en avez, il est possible que vous ne receviez rien. Attention ! Il arrive parfois qu’un SMS long se transforme en MMS, aussi vous en êtes normalement informés par votre opérateur. Voici donc mon conseil : Envoyez deux SMS plutôt qu’un seul MMS.
-La messagerie propriétaire (iMessage…) : A moins de vous être assuré que votre interlocuteur possède le même matériel que vous, c’est une très mauvaise idée que d’utiliser ce type de messagerie. Prenons l’exemple de la plus célèbre, à savoir iMessage de Apple. Elle permet d’envoyer des messages à d’autres utilisateurs Apple uniquement. Et quand bien même cela serait le cas, il faut que l’option iMessages soit activée dans les réglages de l’appareil. Autant vous dire qu’il s’agit de l’un des meilleurs moyens de ne pas être sûr que vos messages arrivent à destination.
-Le courrier : Pour certains documents juridiques, il est obligatoire. Pour le reste, c’est une mauvaise idée. Pour argumenter, voici un exemple qui m’est arrivé. Un client avait décidé de me payer par chèque. Au bout de trois mois, ne voyant rien arriver dans ma boîte aux lettres, je l’appelle. Celui-ci me certifie avoir envoyé mon chèque deux semaines plus tôt. Il me demande d’attendre encore un mois, persuadé que le chèque finira par arriver (pourquoi ? Je ne sais pas. Il me l’envoyait de la même ville). Le chèque n’est jamais arrivé et j’ai finalement dû me déplacer pour aller le chercher en main propre. Résultat : une perte de temps aussi bien pour lui que pour moi. Et une perte d’argent puisque tout courrier envoyé est payant. Si vous ne jurez néanmoins que par le courrier, privilégiez les lettres suivies ou recommandées, vous vous assurerez ainsi de leur remise en mains propres.
Voilà, nous arrivons à la fin de cet article. J’espère qu’il vous a plu et que, grâce à lui, vous serez plus efficaces. Personnellement, le fait d’utiliser des To-Do-List et des carnets a littéralement changé ma vie et m’a permis de gagner énormément en efficacité. On se retrouve la semaine prochaine pour un nouvel article.
En attendant, si vous voulez approfondir les sujets, voici les livres qui m’ont servi de documentation à cet article :
« La Semaine de quatre heures » de Timothy Ferriss
« Le cabinet des curiosités de Guillermo Del Toro » de Guillermo Del Toro
« S’organiser pour réussir » de David Allen
